Le budget d’entreprise est un élément essentiel de toute entreprise et est essentiel pour assurer la santé financière de votre entreprise.
Un budget bien conçu vous aide à suivre les revenus et les dépenses, à contrôler les dépenses et à prendre des décisions éclairées sur l’affectation de vos ressources.
Bien que la création d’un budget puisse sembler intimidante, cela n’a pas besoin d’être compliqué.
Vous devez cependant faire un choix parmi les suivants :
- Construire votre budget vous-même
- Utiliser un logiciel de comptabilité
- Utiliser les services d’un contrôleur
Pour avoir plus de détails par rapport aux trois possibilités mentionnées ci-dessus, vous pouvez consulter la section comment faire un budget d’entreprise.
La création d’un budget d’entreprise est une étape importante pour tout propriétaire d’entreprise, alors cet article simplifie tous les aspects importants que vous devez connaître concernant la budgétisation.
Il est TRÈS IMPORTANT d’avoir de bonnes données pour établir l’ensemble de la budgétisation de votre entreprise. Comme vous le verrez ci-dessous, le budget des ventes est le premier à compléter pour éventuellement obtenir un budget de caisse.
Cependant, avant même de pouvoir budgéter vos ventes, vous devez établir vos prévisions de ventes. Ces dernières doivent être le plus précis possible sans quoi l’ensemble de votre budgétisation sera biaisé, car comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessous, tous les budgets dépendent du budget des ventes et celui-ci dépend de prévisions de ventes.
Qu’est-ce qu’un budget d’entreprise?
Lorsqu’on désire prévoir la prochaine période financière, l’outil par excellence est le budget.
Un budget d’entreprise est un plan financier qui projette les revenus et les dépenses d’une entreprise sur une période donnée.
Les budgets sont généralement créés sur une base annuelle ou trimestrielle et peuvent faire partie d’un plan d’affaires global.
Le budget d’entreprise est aussi appelé budget directeur. Ce dernier se résume par un ensemble de budgets qui permettent d’obtenir le résultat désiré.
Voici une présentation de tous les budgets d’un budget directeur pour une entreprise de fabrication:
*Image adaptée de l’ouvrage de Garrison, R. Libby, T., & Webb, A. (2016). «Fondements de la comptabilité de gestion», Chenelière Éducation.
Lorsque vous établissez un budget directeur, c’est que vous comprenez qu’à l’aide de celui-ci vous aurez les avantages suivants :
- Plus de facilité à obtenir du financement
- Une meilleure planification financière
- Une amélioration des prises de décisions
Ce qui aidera énormément l’institution financière à vous accorder du financement c’est la clarté de l’information que vous lui transmettez.
Un budget directeur améliore la qualité de l’information fournie, ce qui augmente vos chances d’obtenir du financement.
La gestion de trésorerie à l’aide d’un budget directeur permet d’éviter les insuffisances de liquidités qui mènent généralement à d’importants problèmes avec les parties prenantes, par exemple, les institutions financières, les fournisseurs, etc.
En outre, le budget d’entreprise permet d’entrevoir le futur proche de votre entreprise. En le complétant régulièrement de façon assidue, vous avez l’opportunité d’adapter votre prise de décision à vos prévisions.
Chaque entreprise est différente. Ainsi, certaines particularités s’appliquent dépendamment du type d’entreprise que vous exploitez. Par exemple, il est possible de diviser les entreprises en trois segments :
- Entreprise de fabrication
- Entreprise commerciale
- Entreprise de service
Chacune des possibilités ci-dessus comporte des particularités quant à l’établissement d’un budget directeur.
Cependant, l’entreprise de fabrication est celle qui comporte le plus d’étapes, d’ailleurs c’est ce type d’entreprise que nous avons présenté dans l’image précédente.
Pour simplifier votre compréhension, voici un résumé de tous les budgets selon le type d’entreprise que vous exploitez :
| Entreprise de fabrication | Entreprise commerciale | Toutes les entreprises |
|---|---|---|
| Budget de production | Budget des stocks | Budget des ventes |
| Budget des matières premières | Budget d'achat de marchandises | Budget des frais de vente et administration |
| Budget de main-d’œuvre directe | Budget de caisse | |
| Budget des frais indirects de fabrication | ||
| Budget des stocks |
Comment faire un budget d’entreprise?
Pour faire un budget d’entreprise, vous devez choisir entre le faire vous-même ou bien le déléguer.
Au début de cet article, nous avons discuté de trois options possibles pour faire votre budget d’entreprise:
- Construire votre budget vous-même
- Utiliser un logiciel de comptabilité
- Utiliser les services d’un contrôleur
Heureusement, vous pouvez vous concentrer sur les tâches principales et déléguer la budgétisation de votre entreprise. En engageant un contrôleur, vous serez en mesure d’avoir quelqu’un de confiance à l’interne qui s’occupera de tous les aspects de la comptabilité (ou presque).
Cependant, engager quelqu’un de compétent dans votre équipe coûtera généralement plus de 100 000$ par année.
D’une manière ou d’une autre, il est important d’utiliser un logiciel de comptabilité, car ce dernier vous permettra d’avoir de l’information claire et de conserver cette information de manière sécuritaire dans la base de données de l’entreprise qui gère le logiciel.
De plus, toute l’information que vous ajoutez pourra être utilisée un jour par votre contrôleur et par votre comptable externe. Dans le contexte où, par exemple, se dernier désir revoir l’historique de votre trésorerie ou de votre comptabilité en général, il sera facile pour lui de trouver ce dont il a besoin.
Maintenant, regardons en détail ces trois possibilités.
Construire votre budget d’entreprise vous-même
Comme nous l’avons montré plus haut dans cet article, le budget d’entreprise est un ensemble de budgets.
L’objectif du budget d’entreprise est d’obtenir un budget de caisse, ainsi que des états financiers prévisionnels (vous pouvez retourner voir l’image du budget directeur plus haut dans l’article).
Alors, nous débutons par la présentation des budgets relatifs à tous les types d’entreprises, ensuite nous précisons les particularités du budget d’une entreprise commerciale et nous terminons avec le budget d’une entreprise de fabrication, car c’est celui qui possède le plus d’étapes.
| Entreprise de fabrication | Entreprise commerciale | Toutes les entreprises |
|---|---|---|
| Budget de production | Budget des stocks | Budget des ventes |
| Budget des matières premières | Budget d'achat de marchandises | Budget des frais de vente et administration |
| Budget de main-d’œuvre directe | Budget de caisse | |
| Budget des frais indirects de fabrication | ||
| Budget des stocks |
Types de budgets devant être réalisés par toutes les entreprises
Budget des ventes
Tout budget d’entreprise doit débuter par le budget des ventes. Pour établir un budget des ventes, vous devez être en mesure d’estimer quelles seront vos ventes pour la prochaine période financière.
Par période financière, nous faisons référence aux 12 prochains mois de votre entreprise.
Certaines ventes ne sont pas encaissées au moment de la vente. On parle alors de vente à crédit et celles-ci sont mieux connues sous le nom de comptes clients.
Lors de l’établissement d’un budget des ventes, en plus d’estimer les ventes des 12 prochains mois, vous devez estimer qu’elle sera le délai de récupération de vos comptes clients.
Ce dernier fait partie des ratios de gestion et ceux-ci sont importants relativement à l’analyse financière de votre entreprise.
En règle générale, le budget des ventes permet de prévoir les encaissements relatifs aux ventes et aux ventes à crédit. Nous avons conçu un article spécifique pour vous permettre de construire votre propre budget des ventes.
Budget des frais de vente et administration
Le budget des frais de vente et d’administration dépend en partie du budget des ventes, car certains frais sont variables, ce qui signifie qu’ils varient en fonction du niveau d’activité de l’entreprise.
Ainsi, plus les ventes augmentent, plus les frais de vente et d’administration variables augmentent. L’inverse est aussi vrai.
Les frais de vente et d’administration font partie des frais d’exploitation d’une entreprise.
Des exemples de frais de vente sont les salaires des vendeurs, la publicité, les commissions, etc.
Dans le même ordre d’idée, les frais d’administration sont, par exemple, le loyer, l’impôt foncier, le chauffage et l’énergie, etc.
Le but de ce budget est d’établir quels seront les décaissements relatifs aux frais de vente et d’administration.
Budget de caisse
Essentiellement, tous les types d’entreprises doivent aussi établir un budget de caisse.
Puisqu’il s’agit d’un budget qui dépend de l’ensemble des autres budgets, nous le présenterons après les autres budgets, c’est à dire, à la fin de la section des types de budget pour une entreprise de fabrication.
Types de budgets devant être réalisés par une entreprise commerciale
L’entreprise commerciale doit elle aussi établir un budget des ventes, ainsi qu’un budget des frais de vente et d’administration.
Comme nous venons de le mentionner ci-dessus, l’entreprise commerciale doit elle aussi établir un budget de caisse.
Un budget des stocks doit aussi être réalisé dans certains cas. Ce dernier est généralement réalisé pour une entreprise de fabrication, cependant, il est possible qu’il s’applique à votre entreprise commerciale, à vous de voir.
Le budget qui est spécifique aux entreprises commerciales est le budget d’achat de marchandises.
Contrairement à l’entreprise de fabrication, l’entreprise commerciale n’achète pas des matières premières pour fabriquer des produits finis.
L’entreprise commerciale achète, en grande majorité, des produits finis. Elle doit donc réaliser un budget pour savoir combien de marchandises elle croit vendre, car c’est ce qui lui permettra d’estimer le nombre de marchandises à acheter.
Types de budgets réalisés par une entreprise de fabrication
Reprenons l’image du budget directeur :
*Image adaptée de l’ouvrage de Garrison, R. Libby, T., & Webb, A. (2016). «Fondements de la comptabilité de gestion», Chenelière Éducation.
Cette image représente les liaisons entre les budgets à réaliser par une entreprise de fabrication. En d’autres mots, c’est le budget directeur d’une entreprise de fabrication.
Différemment des autres types d’entreprises, les entreprises de fabrication doivent produire leurs biens qu’elles vendront par la suite.
Ainsi, plusieurs budgets se rajoutent contrairement aux autres types d’entreprises (commerciale ou service).
Lorsque le budget des ventes est terminé, il est alors possible de débuter ces autres budgets.
Budget de production
En général, le budget de production est un plan mettant en évidence les unités qui doivent être produites lors d’une période donnée, et ce, pour répondre à la demande et aux besoins d’inventaires.
Budget des matières premières
Le budget des matières premières permet de prévoir les décaissements relatifs aux achats de matières premières qui auront lieu au cours d’une période précise.
Débutant par le nombre d’unités devant être produites et se terminant par le total des décaissements à prévoir, le budget des matières premières est utile pour toute entreprise de fabrication qui désire, ultimement, établir des états financiers prévisionnels ainsi qu’un budget de caisse.
La gestion des matières premières de l’usine est un des facteurs fondamentaux dans la réussite de votre entreprise.
Si vous souhaitez optimiser les processus de votre entreprise de fabrication, vous devez être organisé. Cela signifie que vous devez classer vos matières premières et vous aurez généralement besoin d’étagères résistantes pour gagner de l’espace.
Une bonne compagnie pour acheter des étagères robustes est Global Industrial.
Budget de la main-d’œuvre directe
Le budget de main-d’œuvre directe permet de prévoir le coût total de la main-d’œuvre directe au cours d’une période.
Avec l’expérience et les données qui s’accumulent, l’entreprise est en mesure d’estimer le temps de main-d’œuvre directe à l’unité, ainsi que de connaître le coût de la main-d’œuvre directe à l’heure.
Ces deux éléments sont essentiels pour obtenir le coût total de la main-d’œuvre directe.
La gestion de la main-d’œuvre est de plus en plus complexe de nos jours. Heureusement, il existe de nouvelles technologies permettant de diminuer le temps que vous prenez pour la gestion de vous ressources humaines.
Par exemple, vous pouvez essayer gratuitement GoHire qui est un logiciel de recrutement simplifié conçu pour aider les entreprises à attirer et à gérer des candidats.
L’entreprise propose plus de 700 modèles de description de poste, des offres d’emploi en un clic, l’automatisation de l’embauche, etc.
Budget des frais indirects de fabrication
Grâce aux heures de main-d’œuvre directe budgétées, le budget des frais indirects de fabrication peut être estimé.
Le budget des frais indirects de fabrication permet de prévoir le total des décaissements pour les frais indirects de fabrication, ainsi que le taux d’imputation prédéterminé pour la période.
Budget des stocks
Le budget des stocks de produits finis à la fin permet de calculer le coût unitaire d’un produit.
Ensuite, il devient simple de calculer le poste de stock de produits finis à la fin en dollars qui se retrouvera à l’actif du bilan financier de l’entreprise.
De plus, celui-ci permet d’obtenir le coût des ventes de l’état des résultats prévisionnels.
Budget de caisse
Lors de l’établissement de l’ensemble des budgets, l’objectif ultime est d’obtenir le budget de caisse.
En général, le budget de caisse permet de budgéter les entrées et sorties de fonds financières d’une entreprise, ce qui mène à un excédent ou déficit de trésorerie pour une période donnée.
Les avantages du budget de caisse sont les suivants :
- Plus de facilité à obtenir du financement
- Une meilleure planification financière
- Une amélioration des prises de décisions
Un budget de caisse améliore la qualité de l’information fournie, ce qui augmente vos chances d’obtenir du financement.
La gestion de trésorerie à l’aide d’un budget de caisse permet d’éviter les insuffisances de liquidités qui mènent généralement à d’importants problèmes financiers avec les parties prenantes, par exemple, les institutions financières, les fournisseurs, etc.
Une meilleure planification financière sera mise en place grâce au budget de caisse, ce qui permettra ensuite de comparer la budgétisation à la réalité.
Aussi, il permet d’entrevoir le futur proche de votre entreprise. En le complétant régulièrement de façon assidue, vous avez l’opportunité d’adapter votre prise de décision à vos prévisions.
Il n’y a pas de certitude quant à la précision du budget de caisse, cependant vous aurez une bonne idée générale, ce qui améliorera votre prise de décision à long terme.
Lorsque le budget de caisse est complété, il est alors possible de réaliser les états financiers prévisionnels.
Ces derniers sont l’État des résultats prévisionnel et le Bilan prévisionnel.
États des résultats prévisionnels
L’état des résultats prévisionnels provient des entrées et sorties de fonds qui résulte du budget de caisse.
En comptabilisant les revenus et les dépenses prévues, on obtient le bénéfice net prévisionnel.
À la base les revenus ont été budgétés selon le budget des ventes. Il peut parfois être difficile d’être précis lors de l’établissement de prévisions de revenus.
La raison de cette complexité est simple. Il y a énormément de facteurs pouvant faire varier la réalisation de vos revenus, c’est ce qui explique cette difficulté à prévoir les ventes.
Des exemples de facteurs qui peuvent faire varier vos ventes sont :
- La perte soudaine d’un employé clé
- Difficultés économiques d’un client ou fournisseur (le client n’est plus ne mesure de vous acheter des produits et le fournisseur de vous en vendre)
- Changements de lois qui ont un impact sur vos activités
- La concurrence vous prend des parts de marché
- Erreur de communication qui vous fait perdre un client
- etc.
Une fois que l’état des résultats prévisionnels est fait, il est alors possible de réaliser le bilan prévisionnel.
Bilan prévisionnel
Le bilan de votre entreprise représente une image de ce qu’elle possède et de ce qu’elle doit, et ce, à une date précise.
Ainsi, le bilan prévisionnel prévoit ce que sera votre avoir net à un moment précis dans le futur.
En règle générale, cette prévision est établie selon un horizon de temps de un an ou bien un trimestre.
Il est tout à fait possible que vous réussissiez à réaliser l’ensemble des budgets.
Cependant, si vous préférez que le travail se fasse rapidement et avec beaucoup moins d’efforts, il est alors logique d’utiliser un logiciel de comptabilité.
Utiliser un logiciel de comptabilité
Avant d’entrer dans les détails, voici un tableau de comparaison entre les deux logiciels de comptabilité que nous mettons en évidence :
*Prendre note que nous pouvons faire une commission si vous cliquez sur un de nos liens
Pour aller plus loin dans la comparaison, voici d’autres principales différences et similarités :
QuickBooks
QuickBooks Canada offre un portefeuille de produits et services qui vont au-delà de la comptabilité. En y entrant régulièrement les données de base, vous aurez la possibilité d’utiliser plusieurs rapports automatisés.
Ces derniers révèlent énormément d’informations qui sont riches pour vous et pour votre banquier!
Qu’il s’agisse d’entreprises sur le Web, d’entreprises à domicile ou d’entreprises comptant plusieurs employés, de plus en plus de propriétaires de petites entreprises (5,3 millions à ce jour selon NerdWallet) choisissent les produits et services QuickBooks pour les aider à gérer et à commercialiser leur entreprise.
Aperçu
Avec QuickBooks, lorsque vous finalisez votre achat, la plateforme vous posera quelques questions pour en savoir plus sur votre entreprise.
Vous arriverez alors sur un tableau de bord qui ressemble à ceci :
*Nous avons ouvert un nouveau compte pour vous montrer ce que vous allez voir.
Comme vous pouvez le constater, la plateforme est vraiment conviviale. N’importe qui peut l’utiliser.
Quelques raccourcis vous permettent de naviguer plus rapidement vers les lieux importants que vous pouvez définir :
Par exemple, voyons à quel point il est facile de faire une facture :
Une vue d’ensemble de l’entreprise vous permet de lier votre compte bancaire à la plateforme.
Cela permettra le suivi des flux de trésorerie. Vous avez également les principaux aspects financiers de votre entreprise sur le tableau de bord juste en dessous.
Un planificateur de trésorerie vous amènera automatiquement à avoir un aperçu futur de votre trésorerie.
Cela signifie que vous saurez toujours ce qui s’en vient. Vous pouvez facilement jouer avec différents scénarios sans modifier vos livres.
En outre, il existe de nombreux types de rapports disponibles sur QuickBooks. Parce qu’il y a beaucoup de choses disponibles, nous avons spécifié chaque catégorie de rapports :
- Présentation de l’entreprise
- Comptes recevables
- Ventes et clients
- Dépenses et fournisseurs
- Salaires des employés
- Rapports pour votre comptable
- Paie
Il y a aussi toute une partie de la plateforme qui vous aide avec les impôts et la comptabilité.
Il vous permet facilement d’envoyer un lien à votre comptable pour qu’il se connecte à votre compte QuickBooks.
QuickBooks en ligne compte 5,3 millions d’utilisateurs dans le monde, ce qui signifie que votre comptable le connaît probablement.
En général, QuickBooks optimisera votre temps sur ce que vous avez à faire et ce que vous devez savoir sur vos finances.
Prix
Avec QuickBooks, vous pouvez économiser 50 % sur les 3 premiers mois. Pour bénéficier de cette offre, vous devez acheter maintenant. C’est-à-dire que, si vous faites l’essai gratuit de 30 jours, vous paierez le prix normal à la fin de l’essai.
Sur leur site Web, QuickBooks est très clair à ce sujet en disant :
“Toutes les offres promotionnelles ou les remises ne sont disponibles que lorsque vous choisissez d’acheter maintenant. Si vous commencez par un essai gratuit, toutes les conversions vers un abonnement payant seront au prix normal.”
De plus, vous êtes libre d’annuler votre abonnement à tout moment, c’est donc une bonne idée de payer pour le premier mois et d’annuler si vous décidez finalement que vous ne le vouliez pas, car ce faisant, vous économiserez de l’argent!
Cela dit, regardons la tarification pour les petites entreprises.
QuickBooks pour les entreprises :
FreshBooks
FreshBooks est un service de comptabilité facile à utiliser où les visiteurs peuvent suivre leur temps, facturer leurs clients et être payés en ligne à tout moment, n’importe où.
Il est fait pour :
- Travailleurs autonomes
- Professionnels indépendants
- Entreprises
- Comptables
La version allégée vous permet d’obtenir 5 clients facturables, vous aurez donc probablement besoin de la version plus pour 50 clients facturables. La plateforme vous aide avec beaucoup de choses qui comptent pour votre entreprise.
Voyons un aperçu de la façon dont FreshBooks vous aidera.
Aperçu
Voici à quoi ressemble le tableau de bord :
Il est vraiment facile de créer une nouvelle facture avec Freshbooks, il vous suffit d’en créer une nouvelle, puis vous pouvez remplir le modèle qui ressemble à ceci :
Vous pouvez également créer différents types de rapports qui faciliteront facilement votre comptabilité, vos paiements, vos factures et vos paiements :
Ces rapports sont conviviaux. En fait, vous pouvez facilement effectuer ces tâches vous-même, mais cela prendra beaucoup de temps et vous devrez ensuite tout construire vous-même pour obtenir toute la valeur que ces rapports apportent.
Nous pensons que FreshBooks est une évidence pour toutes les entreprises et vous pouvez même l’essayer gratuitement pendant 30 jours!
Prix
Le prix commence à 7,60$CAD/mois et augmente pour plus de fonctionnalités. Voici un aperçu des possibilités :
Essai gratuit
Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours sans aucune carte de crédit.
Lorsque vous voulez l’essayer, vous pouvez simplement vous connecter avec votre Gmail comme indiqué ci-dessous :
Utiliser les services d’un contrôleur
Lorsque vous avez suffisamment de flux de trésoreries pour supporter l’embauche d’un contrôleur.
Celui-ci est en mesure de planifier et coordonner les opérations comptables de votre entreprise.
Cette personne s’occupera de la budgétisation et mettra en place les états financiers internes et externes.
De plus un contrôleur apporte une plus-value au niveau de l’élaboration de rapports qui vous permet de prendre de meilleures décisions financières.
Ainsi, toutes les tâches comptables et le suivi relatif au travail des techniciens comptables sera fait par le contrôleur.
Dans cet ordre d’idée, vous serez en mesure de maximiser encore plus votre temps sur ce qui est le plus important pour votre entreprise, c’est-à-dire, son développement et sa gestion.
L’importance de la budgétisation pour votre entreprise
Un budget d’entreprise est un outil essentiel pour les entreprises de toute taille.
Le budget permet aux entreprises d’allouer leurs ressources, de suivre les dépenses et les revenus réels et de faire les ajustements nécessaires tout au long de l’année.
La budgétisation oblige également les entreprises à anticiper les dépenses à venir et les besoins en revenus.
Ces prévisions peuvent aider les entreprises à éviter les problèmes de trésorerie et à assurer le bon fonctionnement de leurs opérations.
Pour les entreprises qui débutent, un budget peut être particulièrement utile pour établir les priorités de dépenses et suivre où va l’argent.
Établir un budget dès le début peut aider les entreprises à éviter les dépenses excessives et à s’endetter.
Si vous ne savez pas par où commencer, vous n’avez qu’à débuter par le budget des ventes. Vous verrez qu’au travers de cet article nous vous guidons pour établir ce budget gratuitement.
Par la suite, l’article du budget des ventes vous montrera quelle est la prochaine étape à suivre pour finaliser votre budget d’entreprise
Nous espérons que cet article vous a été utile, pour toutes questions n’hésitez pas à nous contacter!
